O r g a n i z a c j a   I m p r e z  -  S p o r t o w o – r e k r e a c y j n y c h

W związku na ukazanie się w ostatnim czasie kilku artykułów prasowych (Sopot poprosi o zmianę ustawy? http://www.trojmiasto.pl/wiadomosci/Sopot-poprosi-o-zmiane-ustawy-n37662.html,    Policja: Jacek Karnowski nie ma racji http://trojmiasto.gazeta.pl/trojmiasto/1,35612,7723344,Policja__Jacek_Karnowski_nie_ma_racji.html) odnośnie organizacji imprez, Pomorski Związek Towarzystw Krzewienia Kultury Fizycznej jako organizacja, która nie tylko szkoli; animatorów, wolontariuszy, instruktorów, trenerów, a także menedżerów organizacji imprez sportowych, ale organizuje tysiące imprez o różnym charakterze, chce zwrócić Państwu uwagę przede wszystkim na bezpieczeństwo zdrowia i życia uczestników imprez sportowych, rekreacyjnych i turystycznych. Zwłaszcza, że zaczęła się wiosna  a z nią wysyp różnych festynów, zawodów,.. Musimy jako organizatorzy, ale i uczestnicy pamiętać, że zdrowie i życie każdego człowieka zwłaszcza dziecka jest naszym najcenniejszym dobrem. Więc dołóżmy wszelkich starań, aby nasze imprezy były organizowane przez sprawdzonych fachowców zgodnie z obowiązującym prawem, procedurami oraz w właściwym otoczeniu.

Ogólne założenia przy  organizowaniu  i przeprowadaniu  imprez sportowo-rekreacyjnych

Mam na myśli; zawody, festyny, różne eventy, imprezy firmowe, imprezy integracyjne, turystyczne,... 

 

1. Planowanie koncepcyjne i logistyczne danej imprezy

– elementy składowe imprezy sportowej,... plenerowej i w obiektach zamkniętych

– standardy organizacyjne imprez sportowych w Polsce i na świecie

– logistyka – > sprawny i efektywny przepływ informacji oraz sprzętów i pomocy (różnych towarów) w trakcie imprezy sportowej

– cele i oczekiwania uczestników, a interes imprezy i organizatora – w tym jak nie paść ofiarą nadmiaru konsumpcyjnych oczekiwań uczestników

Kompetencje i zarządzanie pracą zespołu organizacyjnego

– efektywny podział zakres obowiązków i odpowiedzialności zespołu organizacyjnego –  wyrysować przykładowy schemat struktur porządkujący etc.

– wolontariat – zalety i wady korzystania z wolontariuszy, budowanie bazy animatorów, efektywne zarządzanie wolontariatem na imprezie.

Budżetowanie i kosztorysowania imprez sportowych

– zasady budowania budżetu imprezy sportowej

– efektywne metody prowadzenia negocjacji z podwykonawcami

– pozycja pozwalająca na ew. biletowanie i e-biletów > tickekting

Bezpieczeństwo uczestników imprezy sportowej

– praktyczne aspekty współpracy ze służbami mundurowymi – policja, straż miejska, straż pożarna, inne

– współpraca z agencją ochrony

Profesjonalny sport czy rekreacyjny? Imprezy sportowe należą nie tylko do jednego z popularniejszych sposobów na aktywną rekreację czy wypoczynek, ale są również istotną gałęzią gospodarki narodowej. Zarówno profesjonalne jak i rekreacyjne uprawianie sportu wymaga pewnych nakładów finansowych, a często poważnych inwestycji w sprzęt sportowy i obiekty sportowe. W tym miejscu warto zastanowić się nad tym, kto ponosi nakłady finansowe na sport.

Jednym z aspektów organizowania imprez sportowo-rekreacyjnych(event’ów).Imprezy te stanowią podstawę życia społecznego oraz sportowego. Ich charakter, treść i forma zależy od zainteresowań oraz osób organizujących imprezy. Od właściwej organizacji zawodów i należytej oprawy, w dużej mierze zależy poziom uzyskanych wyników, poziom zaspokojenia wewnętrznej potrzeby ruchu i ogólnego zadowolenia uczestników. Imprezy rekreacyjno-sportowe uczą ponadto praktycznego działania, aktywizują społeczność, uczą trudnej sztuki współzawodnictwa i sportowej walki.

Fundamentalnym ogniwem w tym łańcuchu są stowarzyszenia jak TKKF, kluby sportowe,..., które może nie zarabiają na sporcie, ale zobowiązane są tak samo a nawet bardziej (jak spółki sportowe i inne, które równolegle zarabiają na sporcie) inwestować w jego rozwój. Kluby sportowe utrzymywane są w pewnym stopniu z dotacji budżetowych, jednak ważnym źródłem ich dochodu są sprzedaż biletów na imprezy sportowe oraz sprzedaż reklamy w różnej postaci. Producenci sprzętu sportowego, szczególnie butów i odzieży sportowej, jak też sklepy sportowe płacą za dzierżawę powierzchni reklamowych w obiektach sportowych. Jednakże kluby muszą wydatkować swoje środki na utrzymywanie kadry zawodników, zakupy niezbędnego atestowanego sprzętu sportowego, organizację imprez sportowych, wyjazdy, obozy szkoleniowe, stypendia i inne.

 

Jednym z aspektów życia stowarzyszenia, szkoły jest organizacja imprez sportowych, gier i zabaw sportowo-rekreacyjnych. Imprezy te sta­nowią podstawę życia społecznego oraz sportowego dzieci i mło­dzieży w każdym stowarzyszeniu kultury fizycznej,  szkole, klubie, itd. Ich charakter, treść i forma zależy od zainteresowań, członków, sympatyków, studentów, uczniów oraz osób organizujących imprezy.

Od właściwej organizacji zawodów i należytej oprawy, w du­żej mierze zależy poziom uzyskanych wyników, poziom zaspokoje­nia wewnętrznej potrzeby ruchu i ogólnego zadowolenia uczest­ników, ale i kibiców – biernych lub emocjonalnych obserwatorów. Imprezy rekreacyjno-sportowe uczą ponadto praktycznego działania, aktywizują społeczność lokalną, danej dyscypliny i jej sympatyków, uczniowską, uczą trudnej sztuki współzawodnictwa, sportowej walki, nawiązywania koleżeńskich kontaktów.

Nierzadko ten, kto ma zorganizować zawody lub impre­zę sportowo-rekreacyjną staje wobec problemu jak przystąpić do realizacji tego zadania? Dlatego tak ważnym jest po­danie podstawowych wskazówek dotyczących zasad i reguł organizo­wania imprez rekreacyjnych i zawodów sportowych.

 

ZASADY ORGANIZACJI IMPREZY SPORTOWEJ

Prawna definicja imprezy sportowej i rekreacyjnej

Pojęcie imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 22 sierpnia 1997r. o

bezpieczeństwie imprez masowych

– procedura uzyskiwania zgody na organizację imprezy masowej

– tryb odwoławczy od decyzji administracyjnej

Organizacja imprez sportowych, rekreacyjnych w oparciu o ustawę Prawo o

ruchu drogowym oraz Kodeks Postępowania Administracyjnego

– wyłączenie drogi w sposób szczególny

– dzierżawa/najem terenu

– uzyskiwanie innych pozwoleń (reklama, oznaczenia na pasie drogowym)

Uczestnictwo w otwartych konkursach ofert

– konkursy   dla   organizacji   pozarządowych   oraz   jednostek   organizacyjnych

podległych organom administracji publicznej lub przez nią nadzorowanych

 

W organizacji zawodów oraz imprez rekreacyjno-sportowych obowiązują określone zasady i reguły. Wyróżniamy trzy etapy dzia­łania :

 

I etap: przygotowawczy:

-  obmyślenie środków i sposobów działania,

-  pozyskanie potrzebnych urządzeń, narzędzi, sprzętu spor­towego
i zapewnienie ich sprawności,

-  pozyskanie wolontariuszy i pomocników niezbędnych do organizacji imp­rezy.

II  etap: główny

          - polega na realizacji programu zawodów.

III etap: końcowy - zakończenie imprezy:

-  przywrócenie do stanu poprzedniego obiektu zawodów

-  złożenie i oddanie sprzętu,

-  czynności porządkowe,

-  analiza przebiegu imprezy

-  podziękowanie współorganizatorom,

 

ORGANIZACJA IMPREZY

 

Przed przystąpieniem do organizacji imprezy należy określić jej rodzaj i charakter (masowa, indywidualna, zawody drużyno­we itp.). Ze wstępnych przemyśleń winna się stopniowo wyłonić ogólna koncepcja, wykrystalizować cel główny oraz cele drugo­rzędne. Wówczas należy powołać komitet organizacyjny, który zaj­muje się całością przygotowań.

Od inicjatywy, energii i pomysłowości organizatorów zależy powodzenie imprezy. Toteż dobór ludzi do spełnienia powyższych obowiązków nie powinien być, przypad­kowy lecz ściśle przemyślany, zgodny z kompetencjami poszczegól­nych osób, ich zainteresowaniami i możliwościami.

 

 

REGULAMIN ZAWODÓW

Ogólna koncepcja zawodów lub imprezy rekreacyjno-sportowej jest podstawą do ułożenia regulaminu, który wyraża się już w konkretnych i sprecyzowanych zasadach, regułach i postano­wieniach regulujących przebieg danej imprezy, a także wpływa na sposób ich przygotowania.

 

Regulamin jest dokumentem normującym działalność organizatorów i postępowania uczestników zawodów, określa, zatem zasady współdziałania i zasady współzawodnictwa. Toteż jego język po­winien być jasny, sprecyzowany, wszystkie sformułowania - jedno­znaczne i zrozumiałe dla wszystkich. Obszerność regulaminu, za­kres regulowanych spraw i jego treść - są zależne od rodzaju im­prezy, jej zasięgu, celów i charakteru.

 

Regulamin najogólniej powinien zawierać następujące punkty:

1.  CELE I ZADANIA - chodzi o podanie celu, jakiemu mają służyć zawody.

2.   TERMIN I MIEJSCE - określenie dokładnego terminu i miejsca ich odbycia .

3.   KIEROWNICTWO - określenie organizatora zawodów i jego kierownika (przewodniczącego).

4.   UCZESTNICTWO

·         ustalenie składu zespołów, drużyn,... (określenie wieku, podział na gru­py wiekowe, lub wg klas itp.),

·         przepisy, co do badań lekarskich zawodników,

·         liczba startujących i wymogi techniczne w danych konkurencjach,

·         określenie w ilu konkurencjach może startować ten sam zawodnik.

·         .........

      5. PROGRAM ZAWODÓW
               a) program ramowy

• zależy od przepisów danej dyscypliny sportu,
• zawierający pełny zestaw konkurencji, prób, zabaw,
• w grach zespołowych, podanie systemu rozgrywek,

          b) program szczegółowy (minutowy)

• ustala  kolejność,  czas  i  miejsce  odbycia  imprezy,

 

• należy opracować go i rozpowszechnić tak wcześnie, jak na to pozwalają warunki i sprawność organizatorów.

6. SPOSÓB PRZEPROWADZANIA ZAWODÓW

· system eliminacji,  rozgrywek,  sposoby losowania,  zasady i rodzaje punktacji, ustalenie kolejności-miejsc,

· zasady klasyfikacji końcowej: indywidualnej lub zespołowej, jednego uczestnika danej imprezy.

    7. ZGŁOSZENIA  DO ZAWODÓW

• kto na prawo zgłaszać uczestników,
• kiedy upływa termin przyjmowa­nia zgłoszeń, kiedy należy stawić się na zawodach,
• kto i jak rozstrzyga sprawy sporne, jakie przewiduje się sankcje za uchybienia w zakresie tego punktu,
• warto podać wzór zgłoszenia.

8. ZASADY FINANSOWANIA

·       gospodarka finansowa  powinna przebiegać zgodnie z prze­pisami prawnymi, określenie kosztów imprezy,

·       kto pokrywa koszty (dotyczy to zwykle przejazdów, diet, wy­żywienia, nagród, wynajmu obiektów, urządzeń, opłat za sę­dziowanie, prace
porządkowe, opiekę lekarską).

  9.  NAGRODY

·         warunki zdobycia nagrody głównej, indywidualnej, zespołowej czy nagrody specjalnej,

·         zaznaczone musi być: ile jest miejsc nagrodzonych i wyróż­nionych w jakich kategoriach,

·         zastrzeżenie organizatora o ewentualnej zmianie nagrody.

      

 

10.  POSTANOWIENIA KOŃCOWE

·         kto rozstrzyga sprawy sporne, jakie mogą wystąpić w cza­sie trwania imprezy,

·         powołanie specjalnej komisji przed rozpoczęciem imprezy,

·         ubezpieczenia, i inne przepisy związane z charakterem, miejscem, ...

 

PROGRAM ZAWODÓW

 

    Jedną z poważnych i jednocześnie trudnych spraw jest uło­żenie minutowego programu organizowanej imprezy. Źle ułożony program powoduje, że impreza nie jest ciekawa i nie spełni za­łożonego celu. Wczesne ogłoszenie programu minutowego ułatwia opiekunowi dokonania odpowiedniego zgłoszenia zawodników do imprezy rekreacyjno-sportowej. Przy układaniu programu należy kierować się następującymi zasadami:

1.   Zawody nie mogą trwać (jednorazowo) dłużej 2-3 godziny,

2.   W przypadku dużej ilości startujących drużyn lub zawodników i bogatego programu imprezy trzeba unikać nagromadzenia naj­ciekawszych spotkań w jednym czasie. Konkurencje i spotkania mniej ciekawe powinny być przeplatane bardziej interesują­cymi i porywającymi.

Układając program minutowy trzeba pamiętać o obliczaniu czasu trwania danej konkurencji. Przy obliczaniu musi być wzięta pod uwagę ogólna liczba zawodników i czas startu jednego zawod­nika z jednoczesnym uwzględnieniem pewnej rezerwy czasu na do­prowadzenie do porządku sali, zmiany przyborów lub urządzeń sportowych. Nawet najlepiej ułożony i najkonsekwentniej realizo­wany program nie będzie wykorzystany, jeśli widzom nie potrafi zwrócić się uwagi na najistotniejsze momenty imprezy, nie bę­dzie się ich informować o aktualnej punktacji czy wyniku.

 

 

 

PRZEPROWADZENIE IMPREZY

     Omówione powyżej sprawy są ważne, gdyż od nich przede wszyst­kim zależy powodzenie imprezy. Cała praca może pójść na marne, jeśli impreza będzie źle przeprowadzona. Dlatego też ci, którzy są odpowiedzialni za jej przebieg, muszą być dokładnie poin­formowani o wszystkich szczegółach, muszą znać swoje obowiązki i wiedzieć jakie czynności będą wykonywali w czasie trwania całej imprezy. Szczególnie to dotyczy zawodów o charakterze indy­widualnym: lekka atletyka, pływanie, narciarstwo itp.

Przed imprezą należy zawsze przeprowadzić odprawę z kierow­nikami zespołów startujących, bądź też dostarczyć im szczegóło­wy komunikat zawierający wszystkie dane.

 Warunkiem sprawnego przeprowadzenia imprezy jest:

1. Na terenie gdzie odbywa się impreza nie ma osób postronnych(kibiców, instruktorów, kolegów, rodziców itp.) - powinni znajdować się tylko startujący
zawodnicy i osoby do tego upo­ważnione(sędziowie), służby pomocnicze, główny organizator.
2.  Zdyscyplinowanie zawodników (powinni znajdować się w wyzna­czonym
przez organizatora miejscu. W tym celu trzeba ustawić ławeczki, na których
zawodnicy będą mogli czekać na swój start).
3.  Nie wolno zawodnikom samowolnie wchodzić na teren imprezy oraz opuszczać go bez zezwolenia.
4.  Szybka, dokładna działalność komisji sędziowskiej i ściśle z nią współpracującej obsługi technicznej (obliczanie punk­tów, sporządzanie
odpowiednich zestawień, treść komunikatów przekazywanych spikerowi ).

 

 

ZAKOŃCZENIE

Imprezy rekreacyjno-sportowe to zestawienie zabaw, gier ru­chowych z ćwiczeniami gimnastycznymi, opierającymi się na utyli­tarnych formach ruchu jak: bieg, chód, rzut, skoki, gry i zabawy,...... itp. Dostar­czają one wiele możliwości ruchowych, wszechstronnie oddzia­ływujących zwłaszcza na młody organizm. Kształtujący i wychowawczy wpływ imprez sportowych zależy przede wszystkim od podejścia prowa­dzącego, organizatora, który swoją postawą, umiejętnościami, dobrą organizacją oraz właściwym doborem środków stworzy wśród uczestników zawodników ćwiczących odpowiednią atmosferę. Imprezom takim zwykle towa­rzyszy duże zaangażowanie, przeżywanie dużych emocji. Są także zabarwione uczuciem nieskrępowanej radości i zadowolenia przy równoczesnym wewnętrznym zdyscyplinowaniu, co sprzyja wypo­czynkowi i odprężeniu. Ważnym elementem jest podsumowanie i ewaluacja imprezy oraz wyciągnięcie i zapisanie wniosków.

LITERATURA:

1.Organization of sports and recreational events Legislation(mat.wybrane)

2.http://translate.google.pl/translate?hl=pl&langpair=en|pl&u=http://www.weblaw.edu.au/display_page.phtml%3FWebLaw_Page%3DSports%2BLaw

 

Prawo sportowe  Contributor: Victoria University

3. Poradnik organizatora rekreacji fizycznej. - (pod redakcji Humena W.) W-wa TKKF, 1971 r.

4. Bocian M.: Wychowanie fizyczne na wczasach letnich. - W-wa: SiT, 1986 r.
5. Bondarowicz Z.: Zabawy i gry ruchowe. Forma zabawowa w na­uczaniu sportowych gier zespołowych. - W-wa: iIT, 1983 r.

6. L.Zieiński; Bezpieczeństwo zdrowia i życia uczestników imprez sportowych, turystycznych i rekreacyjnych –Warszawa 2001 Krajowa Federacja SdW i ZG TKKF

7. Gadziński B.: Program festynu rekreacyjno-sportowego. Wych. Fiz. i Higiena Szkolna nr 2/86.

8.Cendrowski Z.: Poradnik Młodzieżowego organizatora sportu. - W-wa: SiT, 1977 r.

 

P o d s u m o w u j ą c :

 

 

 

 

 

 

Marek.M Moneta

(menedżer organizacji imprez sportowych – upr. nr 148/MOIS/99 wyd. przez ministerstwo Warszawa dn.12.11.1999 r.)