Walne Zabrania

 

– Zjazd członków, przedstawicieli lub delegatów

 

Polskie związki sportowe, stowarzyszenia kultury fizycznej, związki stowarzyszeń (np. Pomorski Związek TKKF), kluby, które działają zgodnie z ustawą o sporcie i ustawą o stowarzyszeniach, mają obowiązek w ciągu najbliższych dwóch lat dostosować swoje statuty do aktualnych zapisów nowych ustaw

Najwyższą władzą, która ma prawo to zrobić jest walne zebranie członków (WZC), walne zebranie przedstawicieli (WZP) lub walne zebranie delegatów (WZD).

Statuty tych organizacji zawierają zapisy, które powinny być zgodne z prawem ustawowym. Prawo statutowe określa kolegia władzy w organizacjach samorządowych typu: polskie związki sportowe, związki stowarzyszeń sportowych, stowarzyszenia kultury fizycznej, kluby.

Władzami kolegialnymi są: WZC, WZp, WZD. Jest to kolegialna władza uchwałodawcza stowarzyszenia. Władzą wykonawczą, zarządzającą, również kolegialną jest zarząd każdej z tych organizacji. Władzą nadzorczo-kontrolną jest kolegialna Komisja Rewizyjna. Kolegialność tych władz polega na tym, że podjęte uchwały na poszczególnym szczeblu członkowie tych władz podpisują, potwierdzając aprobatę uchwały lub składają "votum separatum' W przypadku uchwały walnego zebrania uchwałę

w jego imieniu podpisuje przewodniczący zebrania i sekretarz.

Walnemu zebraniu nikt nie może narzucić ograniczeń lub obowiązków. Procedowanie walnego zebrania wynika z wewnętrznego regulaminu wypracowanego i przyjętego przez walne zebranie (WZ)

 

Regulamin WZ

Regulamin WZ powinien określać przede wszystkim podstawę prawną zwołania zebrania (należy podać paragraf lub artykuł statutu, który nakazuje zwołanie WZ) i wykonawstwo zwołania powierza zarządowi, czyli władzy wykonawczej. Regulamin powinien określać ponadto termin i miejsce zwołania WZ oraz określić, czy zebranie jest zwołane jako zebranie zwyczajne sprawozdawczo-wyborcze, sprawozdawcze (jeden raz na rok) lub jako zebranie nadzwyczajne do podjęcia określonej uchwały (rozwiązania jednej sprawy). W regulaminie powinny być określone zasady wyboru prezydium i poszczególnych komisji, tryb głosowania, uprawnienia i obowiązki przewodniczącego WZ oraz przebieg, scenariusz obrad.

W celu usprawnienia przebiegu WZ i pracy komisji uchwał i wniosków niektóre projekty uchwał, szczególnie organizacyjna lub proceduralna, powinny być przygotowane wcześniej. Za przygotowanie organizacyjne i merytoryczne WZ odpowiedzialny jest zarząd, a w szczególności prezes zarządu. Prezes zarządu

'podaje harmonogram czynności organizacyjnych i wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację tych czynności. Dokumenty sankcjonujące powierzone czynności w zakresie organizacji powinny być przyjęte uchwałą zarządu i zaewidencjonowane w rejestrze zarządu.

Budując regulamin wyborów, ustalając tryb procedowania WZ należy szczegółowo analizować zapisy statutów stowarzyszenia w tym zakresie, tak aby nie spotkać się

z zarzutem niezgodności pomiędzy zapisami statutowymi a dokumentowaniem WZ.

Zarząd powinien pamiętać i zdać sobie sprawę z tego, że z chwilą rozpoczęcia obrad WZ władza zarządu zostaje zawieszona lub się kończy, gdyż najwyższą władzą jest WZD, WZP i ma prawo podjąć każdą uchwałę stanowiącą, z wyjątkiem WZ Nadzwyczajnego.

 

Porządek obrad WZ

Kompetencje WZ sprawozdawczo- wyborczego są nieograniczone w stosunku do organizacji. Natomiast kompetencje zebrania nadzwyczajnego są ściśle określone. Dlatego należy szczególną uwagę przywiązać do projektu proponowanego porządku obrad. Na przykład podajemy, że stowarzyszenie w swoim statucie powinno posiadać zapis na okoliczność zwoływania WZC stowarzyszenia:

  1. WZC, WZD, WZP zwykle zwołuje się co najmniej raz do roku na wniosek zarządu (poprzez uchwałę) -jako zebranie sprawozdawcze, niezbędne do zatwierdzenia bilansu rocznego i uzyskania uchwał, które są w zakresie kompetencji WZ,
  2. WZC stowarzyszenia zwykłe jako zebranie sprawozdawczo-wyborcze na koniec kadencji, jednak nie później jak trzy miesiące po upływie (do trzech miesięcy),
  3. WZ Nadzwyczajne do rozwiązania określonego problemu i podjęcia w tym zakresie stosownych uchwał. W każdym przypadku zarząd zobowiązany jest zawiadomić pisemnie członków stowarzyszenia lub przedstawicieli bądź delegatów o terminie, miejscu i proponowanym porządku obrad WZ i nie później niż 14 dni przed terminem Walnego Zebrania. Zarząd jest także zobowiązany do udostępnienia stosownych dokumentów, które będą przedmiotem obrad na WZ.

W każdym statucie organem zwołującym WZ powinien być zapis, że organem zwołującym jest zarząd. Mogą się jednak zdarzyć przypadki, że zwołującym organem może być Komisja Rewizyjna. WZ zwyczajne, sprawozdawcze (roczne) na roboczo otwiera prezes i powołuje komisję mandatową w celu stwierdzenia ważności, następnie komisję uchwał i wniosków, jak również proponuje powołanie przewodniczącego i sekretarza zebrania, który będzie protokołował przebieg zebrania. I w tym momencie przekazuje prowadzenie zebrania nowemu przewodniczącemu.

 

Uwaga: Wszystkie wydarzenia oraz zabieranie głosów w kwestiach formalnych, jak i stawianie wniosków, należy bezwzględnie protokołować bardzo dokładnie. Wyniki głosowania nad każdą uchwałą i każdym wnioskiem powinny być sporządzane na specjalnych drukach, wcześniej przygotowanych, tzw. Protokołach głosowań WZ. Na tych protokołach powinna być nazwa WZ, jakiej organizacji, jaki wniosek jest głosowany, rodzaj głosowania (jawne, tajne) i wynik głosowania, no i podpisy poszczególnych Komisji np. Uchwał i Wniosków. I te protokoły stanowią załącznik do protokołu głównego.

Przykładowy projekt porządku obrad WZ

 

1. Powitanie członków delegatów przedstawicieli -wykonanie prezes,

2. Powołanie Komisji Mandatowej w celu stwierdzenia ważności podejmowanych uchwał,

3. Wybór przewodniczącego WZ i sekretarza,

4. Wybór Komisji Uchwał i Wniosków,

5. Stwierdzenie prawomocności obrad (na tym kończy się cześć organizacyjna WZ),

6. W tym momencie rozpoczynałaby się część podstawowa WZ, czyli przyjęcie porządku obrad,

7. Przedstawienie sprawozdania zarządu:

-merytorycznego - z działalności zarządu za ubiegły rok lub za kadencję,

-finansowego (bilans i analiza do bilansu),

8. Sprawozdanie Komisji Rewizyjnej z całokształtu kontroli w zakresie merytorycznej działalności i finansowej,

9. Dyskusja nad sprawozdaniami,

10. Przyjęciu sprawozdań lub odrzuceniu, uchwała o...

11. Wniosek o udzielenie absolutorium poszczególnym członkom funkcyjnym zarządu

za okres sprawozdawczy (imiennie w głosowaniu tajnym),

12. Informacja o działalności bieżącej (programowa), informacja o planach zarządu

 w zakresie podejmowanych działań, wolne wnioski,

13. Zamknięcie zebrania.

 

Odnośnie do wniosku o udzielenie absolutorium poszczególnym członkom zarządu należy dążyć, aby każdy członek funkcyjny zarządu wyraźnie w sprawozdaniu merytorycznym za okres sprawozdawczy (roczny lub kadencyjny) rozliczył się z powierzonych zadań i ze skutków swojej działalności. A to z uwagi na zmianę zapisów w paragrafie 77 w ustawie o rachunkowości, o odpowiedzialności imiennej za spowodowanie strat w działalności na szkodę organizacji. Ponadto należy dążyć, aby członkowie zarządu, z imienia i nazwiska, byli rozliczani z zakresu realizacji uchwał podejmowanych przez zarząd i zgodności tych uchwał z kompetencjami i zapisami statutowymi.

Organizacja WZ

Przy organizacji Walnego Zebrania sprawozdawczo-wyborczego należy pamiętać, aby zostały zachowane odpowiednie procedury w zakresie dokumentowania, aby uchwały podejmowane na Walnym Zebraniu były prawomocne i zawierały stwierdzenia, że uchwalono je w wyniku obrad prawomocnych, aby porządek obrad i regulamin wyborów, były przyjęte uchwałą prawomocną.

Wszystkie uchwały proceduralne powinny być podejmowane zwykłą większością głosów, przy obecności, co najmniej połowy uprawnionych członków do głosowania. Dokumentem potwierdzającym taki stan rzeczy jest imienna lista obecności uprawnionych członków do głosowania, podpisana własnoręcznie przez każdego uprawnionego członka.

Uchwały, które są podejmowane przez WZ członków danego stowarzyszenia powinny zawierać numer uchwały, datę, w której podjęto uchwałę i w jakiej sprawie jest podejmowana uchwała. Następnie powinna być podstawa prawna ze statutu stowarzyszenia i kto tę uchwałę podejmuje - jaka władza.

Uchwała dotyczy sprawozdania finansowego, merytorycznego, za jaki okres i jest prawomocna z dniem podjęcia (uchwalenia).

Wykonanie uchwały powierza się przewodniczącemu WZ (podpis tej uchwały). Uchwałę podpisuje przewodniczący zebrania (nie prezes). Projekty powinny być przygotowane przez Komisję Uchwał i Wniosków. Uchwały proceduralne powinny być przygotowane wcześniej jako projekty.

Należy nadmienić, że na funkcję przewodniczącego WZZ, jak i sekretarza oraz członków poszczególnych komisji, należy powołać osoby zorientowane w zakresie działalności stowarzyszenia i mające rozeznanie znaczenia WZ.

Dokumenty WZ służą do dokonania zmian w KRS i dlatego szczególną staranność należy zachować przy ich wypełnianiu i kompletowaniu.

Zapisy w tych dokumentach nie mogą wykazywać niezgodności ze statutem' regulaminami lub ustawami, zarządzeniami, itd.

W przypadku Walnego Zebrania sprawozdawczo-wyborczego należy być przygotowanym do powołania Komisji Skrutacyjnej. Wymagają tego procedury tajnego głosowania.

W tym celu należy przygotować wcześniej karty do głosowania "in blanco" oraz urnę wyborczą. Komisja Skrutacyjna powinna sprawdzić i porównać ilość wydanych kart do głosowania z ilością wyjętych z urny. Następnie sporządzić protokół z przebiegu liczenia, podając do wiadomości członkom WZ.

Organizator WZ powinien dołożyć wszelkich starań, aby zabezpieczyć należycie warunki techniczno-organizacyjne do przeprowadzenia wyborów i głosowania. Między innymi chodzi o takie warunki, jak miejsca siedzące, stoły dla poszczególnych komisji i prezydium, nagłośnienie i przybory do głosowania tajnego.

Dobrze zorganizowane WZ to spełniony obowiązek statutowy dla zarządu. W dużych organizacjach powinno być tak, aby z głosem doradczym uczestniczył prawnik lub osoba znająca biegle procedury organizacji WZ. W żadnym wypadku zarząd nie powinien lekceważyć znaczenia WZ, a to z uwagi, że jest to najwyższy organ władzy

w stowarzyszeniu, uchwałodawczy, który może odwołać zarząd lub nie udzielić absolutorium poszczególnym członkom tego zarządu. Brak absolutorium dla funkcyjnego członka zarządu dyskwalifikuje jego prawa czynne i bierne wyborcze do władz

w następnej kadencji.

(-)Leszek Zieliński menedżer sportu, twórca wielu statutów polskich związków sportowych, stowarzyszeń związków kultury fizycznej i doradca w zakresie legislatorskim statutów organizacji pozarządowych.

-          kilkakrotnie przewodniczył w Walnemu Zebraniu Pomorskiego Związku TKKF w Gdańsku

-          wyciąg z Porad sportu dla wszystkich(strony 46 i 47) Biuletynu SdW nr 1/2010